Modèles et fichiers types.

Les traitements de texte ont complètement changé notre façon d'écrire et de faire notre correspondance. Si la correspondance privée est le plus souvent écrite à la main, ceux qui possèdent un ordinateur personnel utilisent régulièrement un traitement de texte pour toute correspondance à caractère officiel.
Cependant, j’ai pu constater à maintes reprises que la façon d’utiliser ce genre de programme est presque toujours inappropriée.

La plupart des utilisateurs créent une lettre type et la modifient suivant les besoins pour la sauvegarder ensuite sous un autre nom. Cette façon de faire mène immanquablement, un jour ou l’autre, à la disparition de ladite lettre type, remplacée accidentellement par une lettre spécifique.
Il existe pourtant un moyen très facile d’éviter ce genre d’accident. Pour cela, il faut utiliser les modèles.

Attention : La procédure décrite ci-dessous s’applique à Microsoft Word. Cependant, les traitements de texte fonctionnant tous suivant le même principe, il est tout à fait possible de l’adapter à d’autres programmes tel que Writer de Open Office.

Procédez comme suit :

• Créez un document avec toutes les informations communes à votre correspondance telles que vos coordonnées et les salutations de fin de lettre, voire même un logo ou autre dessin.
• Lorsque cette « lettre type » vous convient, allez dans le menu Fichiers puis Enregistrer sous… .
• Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, tout en bas, choisissez le type Modèle de document (*.dot) . L’emplacement de sauvegarde change aussitôt pour celui des modèles.
• Donnez un nom explicite à votre modèle et enregistrez.

Vous avez désormais un modèle à votre disposition que vous pourrez utiliser comme masque de saisie pour vos prochaines lettres.
Comment ? De cette façon :

• Allez dans le menu Fichiers puis Nouveau… . Notez les trois points après le mot Nouveau.
• Vous avez alors la possibilité de créer un nouveau document en vous basant sur un modèle. Suivant la version de Word que vous possédez, la présentation sera différente. Vous aurez :
  • une boîte de dialogue vous proposant les différents modèles disponibles (toutes les versions de Word jusqu’à Office XP),
  • ou bien un panneau de tâche sur la droite de votre fenêtre qui vous proposera plusieurs possibilités. Choisissez Sur mon ordinateur… sous la rubrique Modèles. La boîte de dialogue citée au point précédent apparaîtra.
• Une fois votre modèle sélectionné, cliquez sur OK. Un nouveau document sans titre est créé sur la base du modèle choisi.

Il est clair que vous pouvez créer autant de modèles que vous le souhaitez en fonction de vos besoins.
Cette façon de procéder permet de garder le fichier modèle intact sans risque de le modifier par accident.